Conditions Générales d'Utilisation

L'application Fiche Santé est éditée et exploitée par :

• Raison sociale : Nartex SARL
• Siège social : 30 rue François Spoerry, 68100 Mulhouse, France
• Email de contact : contact@nartex.fr / contact@fiche-sante.fr
• Contact pour toute question relative aux données personnelles (protection des données) : contact@fiche-sante.fr

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après les « CGU ») ont pour objet de définir les modalités d'accès et d'utilisation du service et de l'application mobile Fiche Santé par ses utilisateurs, qu'il s'agisse :

• des représentants légaux (parents ou tuteurs) ;
• des encadrants et animateurs autorisés ;
• des structures organisatrices d'Accueils Collectifs de Mineurs (ACM : associations, collectivités, organismes de vacances).

Toute utilisation du service implique l'acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGU.

Pour les Structures d'accueil uniquement : l'utilisation du compte professionnel est en outre subordonnée à l'acceptation de l'Accord de sous-traitance des données à caractère personnel (Art. 28 RGPD), document distinct des présentes CGU, accessible publiquement sur le site https://www.fiche-sante.fr, qui régit exclusivement la relation Structure/Nartex SARL au titre de l'article 28 du RGPD. Cet Accord fait l'objet d'une case de validation distincte lors de la création du compte professionnel (cf. article 11).

Fiche Santé est une solution numérique sécurisée destinée à faciliter le suivi sanitaire et l'accompagnement des mineurs en accueil collectif.

Le service permet :

1. Aux représentants légaux : de créer, mettre à jour et partager la fiche sanitaire de leur enfant de manière dématérialisée et chiffrée, et de recevoir en fin de séjour le registre des soins prodigués à leur enfant.
2. Aux structures d'accueil (ACM) : de recevoir les fiches partagées par les parents, de suivre les fiches attendues et de relancer par email les familles dont la fiche manque. La faculté de numériser une fiche sanitaire papier originale remise directement par la famille est offerte aux Structures (cf. article 7).
3. À l'équipe sanitaire et à la direction du séjour (profil « accès complet ») : de consulter les fiches sanitaires en séjour et de consigner le registre des soins prodigués.
4. Aux animateurs (profil « équipe ») : de consulter, pour chaque enfant, une carte limitée à son identité, sa photo, ses contacts d'urgence et aux consignes utiles (allergies, régimes, traitements de crise…) rédigées à partir de la fiche et validées par l'assistant sanitaire ; les animateurs n'ont pas accès aux fiches complètes.
5. Traitement local : la fonction d'aide au cadrage et de numérisation (ML Kit) décrite à l'article 7 s'exécute exclusivement en local sur l'appareil mobile, sans transmission vers des serveurs tiers.

• Pour les représentants légaux (parents) : L'application est entièrement gratuite et ne nécessite pas de création de compte payant.
• Pour les structures d'accueil (ACM) : La gestion des séjours et la consultation/numérisation des fiches nécessitent la création d'un compte professionnel sur le site https://www.fiche-sante.fr et la souscription d'un forfait par séjour ou d'un abonnement annuel selon la grille tarifaire en vigueur.

4.1 Conditions de paiement (paiement en ligne B2B)

• Les règlements s'effectuent par carte bancaire via le prestataire de paiement sécurisé Stripe.
• Les factures sont générées automatiquement à l'attention de la Structure.
• Conformément aux dispositions du Code de la consommation applicables aux contrats conclus entre professionnels (B2B), le service étant immédiatement exécutable dès le paiement du forfait séjour, la Structure ne bénéficie d'aucun droit de rétractation après activation de l'accès aux séjours.

L'accès aux données de santé exige des garanties de sécurité renforcées :

• Authentification sécurisée : L'accès à l'application par les animateurs est protégé par authentification biométrique (Face ID / Touch ID) ou, à défaut, par un code PIN personnel renforcé.
• Chiffrement de bout en bout (E2EE) : Les données à caractère personnel et médical sont chiffrées sur l'appareil émetteur avant toute transmission. Nartex SARL n'a pas accès au contenu en clair des fiches sanitaires ni du registre des soins, y compris lors des exports PDF (article 10.1) ; elle n'assure que l'hébergement des données chiffrées et la mise à disposition technique de l'infrastructure. L'accès aux fichiers chiffrés n'est délivré qu'aux appareils autorisés, au moyen d'adresses temporaires.
• Hébergement : Les contenus chiffrés (fiches, soins, documents) sont stockés en France chez Amazon Web Services (région Paris), prestataire certifié HDS (Hébergeur de Données de Santé) conformément aux dispositions du Code de la santé publique. Le serveur applicatif et sa base de données, hébergés en France par OVHcloud, ne contiennent que des métadonnées techniques et des clés elles-mêmes chiffrées, sans aucune donnée de santé.
• Protection des terminaux : Les données présentes sur le téléphone sont conservées dans une base locale chiffrée, et les clés dans le magasin sécurisé du système (Android Keystore, trousseau iOS). Les captures d'écran sont bloquées sur les écrans de fiche (Android) ; sur iOS, les fiches sont masquées dans le sélecteur d'applications et pendant un enregistrement d'écran.
• Intégrité du registre des soins : Aucun soin enregistré ne peut être modifié depuis l'application. Le serveur consigne, pour chaque soin, sa date de réception et l'empreinte du fichier chiffré, et refuse d'écraser un fichier déjà déposé.
• Traitement local des numérisations (ML Kit) : La fonctionnalité d'aide au cadrage et de numérisation de documents s'appuie sur une technologie embarquée exécutée exclusivement en local sur l'appareil mobile. Aucune image capturée lors de cette phase n'est transmise à des serveurs tiers ou distants pour traitement.

5.1 Fonctionnement hors-ligne (mode déconnecté)

Afin de garantir l'accès aux fiches sanitaires en toute circonstance (ex. : sorties d'activités, camps sous tente en zone non couverte par le réseau mobile), les données chiffrées sont synchronisées et conservées localement sur le téléphone de l'animateur autorisé. Ces copies locales restent protégées par l'authentification prévue ci-dessus et sont soumises à la purge automatique décrite à l'article 10.2. Un soin saisi hors connexion est conservé sur le téléphone et transmis automatiquement au retour du réseau.

6.1 Obligations générales

Tout utilisateur s'engage à :

• Fournir des informations exactes, sincères et régulièrement mises à jour ;
• Préserver la confidentialité stricte de ses identifiants, codes PIN et accès biométriques ;
• Ne pas exploiter le service à d'autres fins que le suivi sanitaire réglementaire des mineurs.

La Structure d'accueil s'engage en outre à attribuer le profil « accès complet » aux seules personnes chargées du suivi sanitaire ou de la direction du séjour, le profil « équipe » suffisant aux animateurs, à retirer sans délai l'accès des membres qui quittent l'équipe, et à restreindre les habilitations conformément au principe de minimisation.

6.2 Garantie relative à la titularité de l'autorité parentale

Conformément à l'article 372-2 du Code civil, la communication d'informations sanitaires à une structure d'accueil constitue un acte usuel relatif à la personne de l'enfant.

La Structure d'accueil a la faculté de numériser dans l'Application une fiche sanitaire papier originale qui lui a été directement remise par le représentant légal d'un mineur.

Dans ce cadre, la Structure agit en qualité de Responsable de Traitement et garantit expressément à Nartex SARL :

1. Qu'elle détient ladite fiche papier en vertu de ses obligations légales d'accueil collectif de mineurs (CASF) ;
2. Qu'elle a préalablement informé le représentant légal de la dématérialisation de la fiche (art. 13 du RGPD) et qu'elle respecte son éventuel droit d'opposition (en conservant alors le suivi sous format papier) ;
3. La fidélité des informations retranscrites manuellement dans l'application par ses équipes. Le document papier signé faisant seul foi en cas de litige ou de divergence ;
4. Qu'elle gère directement avec le représentant légal l'exercice de ses droits (accès, rectification, suppression, opposition).

Répartition des rôles : La conformité des données saisies, la collecte du consentement et l'information préalable des personnes relèvent de la seule responsabilité de la Structure en sa qualité de Responsable de Traitement. La disponibilité, l'intégrité et la sécurité technique de l'infrastructure (chiffrement, hébergement HDS, contrôle d'accès, purge) relèvent de la responsabilité de Nartex SARL en sa qualité de Sous-traitant. Chaque partie répond de ses manquements conformément à l'article 82 du RGPD, sans que le présent article ne puisse être interprété comme excluant ou limitant la responsabilité de l'une ou l'autre partie au-delà de la répartition des rôles qui précède.

L'ensemble des éléments constituant l'application Fiche Santé (architecture, design, code source, marques, logos, bases de données) est la propriété exclusive de Nartex SARL. Toute reproduction, représentation ou exploitation non autorisée est strictement interdite.

9.1 Sous-traitance RGPD

Nartex SARL met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité, la sécurité et la confidentialité du service, conformément à l'état de l'art et aux engagements de l'Accord de sous-traitance (Art. 28 RGPD) visé à l'article 2.

Qualification RGPD :

• Pour les fiches gérées et traitées par la Structure d'accueil, la Structure est Responsable de Traitement et Nartex SARL agit en qualité de Sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.
• Les obligations réciproques des parties dans ce cadre sont régies par l'Accord de sous-traitance (Art. 28 RGPD), document distinct des présentes CGU, accepté par la Structure dans les conditions de l'article 11.
• Nartex SARL s'interdit en outre toute réutilisation des données traitées pour ses propres finalités (recherche et développement, entraînement de modèles, marketing). Seules des statistiques d'usage anonymes et agrégées (nombre de fiches, d'appareils et de soins par séjour, sans aucune donnée d'enfant) sont tenues pour le pilotage du service.

9.2 Nature du service : absence de dispositif médical

Fiche Santé est un outil logiciel d'assistance logistique et d'archivage d'informations sanitaires de liaison.

9.3 Urgences médicales

9.4 Disponibilité du réseau et responsabilité technique

Nartex SARL met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer un service performant. Toutefois, sa responsabilité ne saurait être engagée en cas de :

• Dysfonctionnement lié au réseau télécom ou à l'absence de réseau mobile sur le lieu du séjour ;
• Saisie erronée, incomplète ou caduque réalisée par un utilisateur ;
• Perte ou détérioration du terminal mobile de l'utilisateur.

10.1 Export / restitution

La Structure peut à tout moment, et en un clic, exporter au format PDF les fiches sanitaires et le registre des soins rattachés à ses séjours. Le PDF est généré dans le navigateur de l'utilisateur, depuis la page d'export du site https://www.fiche-sante.fr : les fiches sont déchiffrées et le PDF assemblé dans le navigateur de l'utilisateur, au moyen d'une clé éphémère créée par la page d'export et qui ne quitte pas ce navigateur ; le PDF, protégé par un code d'ouverture affiché à l'utilisateur, ne transite par aucun serveur, pas plus que ce code. La session d'export est à usage unique et expire au bout d'une heure ; le service ne conserve aucune copie du PDF. Il est recommandé d'exporter depuis un poste professionnel, dans un navigateur sans extension (ou un profil dédié), et de conserver le code d'ouverture séparément du PDF. En cas de résiliation ou de fin du service, un export complet est mis à disposition de la Structure avant toute purge (droit de restitution, art. 28(3)(g) RGPD). La sécurité et la conservation des fichiers exportés relèvent ensuite de la seule responsabilité de la Structure.

10.2 Purge automatique post-séjour

À l'expiration d'un délai de 8 jours suivant la fin de chaque séjour enregistré par la Structure, les fiches sanitaires, le registre des soins, les cartes de l'équipe d'animation et la liste des enfants attendus rattachés audit séjour sont automatiquement et définitivement supprimés de la base de données et du stockage du service, y compris pour Nartex SARL. Les sauvegardes chiffrées de la base de données, qui ne contiennent aucune donnée de santé, sont conservées 7 jours. Les familles sont informées de la date limite à laquelle elles peuvent récupérer le registre des soins de leur enfant ; il appartient à la Structure d'exporter avant cette échéance les fiches nécessaires à ses obligations réglementaires.

À la même échéance, les copies chiffrées synchronisées sur les terminaux des animateurs et des responsables de la Structure pour le fonctionnement hors-ligne (cf. article 5.1) sont automatiquement et définitivement effacées de ces terminaux, lors de leur première synchronisation suivant la suppression sur le serveur.

Il appartient à la Structure de conserver sur ses propres supports les archives réglementaires requises par sa tutelle (CASF, contrôle SDJES).

10.3 Accident corporel : conservation par la Structure

En cas d'accident corporel survenu au cours d'un séjour, il appartient à la Structure, en sa qualité de Responsable de Traitement, de conserver par ses propres moyens (notamment via l'export PDF prévu à l'article 10.1) les informations nécessaires à la gestion des conséquences de l'accident. L'action en responsabilité se prescrit par 10 ans à compter de la consolidation du dommage (20 ans en cas de violences ou d'agressions sexuelles sur mineur), délai suspendu pendant la minorité (art. 2226 et 2235 du Code civil) : la conservation peut donc devoir s'étendre au moins jusqu'aux 28 ans de la victime. Aucune donnée de santé n'est conservée sur les serveurs du service au-delà du délai de purge de 8 jours ; l'export et l'archivage relèvent exclusivement de la responsabilité de la Structure.

• Acceptation des CGU : les présentes CGU sont acceptées lors de la création du compte (utilisateurs) ou de la première utilisation de l'application.
• Acceptation de l'Accord de sous-traitance (Structures uniquement) : la validation de l'Accord de sous-traitance (Art. 28 RGPD), dans sa version en vigueur, est une condition préalable à la création et à l'utilisation du compte professionnel ; elle est recueillie par une case de validation distincte de celle des CGU. Le détail du mécanisme d'acceptation électronique, de versionnage et de preuve figure à l'Article 9 dudit Accord.
• Parents : Le représentant légal peut à tout moment révoquer l'accès d'une structure d'accueil à la fiche de son enfant directement depuis l'application. La révocation retire la fiche à l'équipe ; les soins déjà inscrits au registre de la structure, qu'elle est tenue de tenir (art. R. 227-9 du CASF), restent conservés jusqu'à la purge prévue à l'article 10.2.
• Révision : Nartex SARL informe la Structure de toute modification des CGU ou de l'Accord de sous-traitance au moins 15 jours avant leur entrée en vigueur. À chaque mise à jour, la Structure doit accepter expressément la nouvelle version depuis son espace professionnel, à sa première connexion suivant l'entrée en vigueur ; à défaut, l'accès au compte est suspendu jusqu'à cette acceptation. La Structure peut résilier avant l'entrée en vigueur si elle refuse la modification.

Les présentes CGU sont régies par le droit français. En cas de différend ou de litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution, et à défaut d'accord amiable, le litige est porté devant les juridictions françaises compétentes selon les règles légales d'attribution de compétence.