Politique de Confidentialité

La protection de vos données personnelles et la confidentialité des données de santé de vos enfants sont au cœur de l'architecture du service Fiche Santé, développé par Nartex SARL (30 rue François Spoerry, 68100 Mulhouse).

Afin d'assurer une parfaite transparence au sens du RGPD (Règlement UE 2016/679) :

• Le Parent / Représentant légal demeure responsable de traitement des données de santé qu'il saisit dans son coffre-fort numérique personnel, hébergé localement sur son terminal mobile, et qu'il choisit volontairement de partager.
• La Structure d'Accueil (ACM) agit en qualité de Responsable de traitement distinct pour les données sanitaires des enfants qui lui sont confiés, afin d'exécuter ses obligations légales relatives à la santé et à la sécurité des mineurs durant le séjour (Code de l'action sociale et des familles). Une fois la fiche partagée, le traitement par la Structure est fondé sur sa propre obligation légale (CASF), indépendamment du consentement initial du parent.
• Nartex SARL agit en qualité de Sous-traitant (prestataire technique et hébergeur chiffré) au sens de l'article 28 du RGPD. En raison du chiffrement de bout en bout (E2E), Nartex SARL ne dispose d'aucun accès technique au contenu lisible des fiches sanitaires ou à l'historique des soins, y compris lors des exports PDF (cf. § 5.1).

Nartex SARL agit en qualité de responsable de traitement à part entière pour ses propres traitements, distincts du suivi sanitaire : sécurité du service et journaux techniques, rapports d'erreur des applications, statistiques d'usage anonymes, et données des visiteurs du site web ayant demandé un document d'information (ex. : dossier AIPD). Ces traitements ne portent sur aucune donnée de santé (cf. § 2.D, § 2.E, § 3, § 4 et § 6).

A. Données relatives à l'enfant (saisies par le parent ou, pour une fiche papier, par la structure)

• Identification : Nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse du domicile, photographie.
• Données de santé (catégorie particulière au sens de l'art. 9 RGPD) : Vaccinations, traitements médicaux en cours et traitements de crise, allergies (alimentaires, médicamenteuses, environnementales) et leur gravité, maladies et antécédents médicaux, troubles et handicaps, taille et poids, informations complémentaires (lunettes, lentilles, énurésie, besoin d'aide pour les règles), autorisation de prise en charge médicale d'urgence, documents joints (ordonnances, PAI, carnet de vaccination), coordonnées du médecin traitant.
• Régimes alimentaires : sans porc, végétarien, végan, sans lactose, sans gluten ou autre régime précisé par le parent.
• Contacts d'urgence : Noms, prénoms, numéros de téléphone et liens de parenté des personnes à joindre en cas de besoin.

B. Données relatives aux soins (saisies par l'équipe sanitaire pendant le séjour)

• Suivi des soins : Heure, nature des soins prodigués (ex. : prise d'un traitement sur ordonnance, pansement, température), médicaments administrés, identité de l'intervenant.
• Cartes de l'équipe d'animation : identité, photo, contacts d'urgence et consignes rédigées à partir de la fiche, validées par l'assistant sanitaire.

C. Données relatives aux structures d'accueil (ACM)

• Identification de l'ACM : Raison sociale, adresse, numéro de déclaration, nom et email du responsable de séjour, identifiants des animateurs autorisés.
• Équipe : nom affiché de chaque appareil autorisé et son profil d'accès (accès complet ou équipe).
• Liste des enfants attendus importée par la structure (chiffrée de bout en bout ; seul le nombre d'enfants est connu du serveur) et, pour la relance des familles dont la fiche manque, leur adresse email (transmise pour l'envoi, non conservée par le serveur).

D. Données relatives aux visiteurs du site web (prospects)

• Identification : Adresse email professionnelle et nom de la structure, renseignés volontairement pour recevoir un document d'information (ex. : dossier AIPD).
• Aucune donnée de santé n'est collectée ni impliquée dans ce traitement.
• Le site public fiche-sante.fr peut mesurer son audience, uniquement après votre choix dans le bandeau de cookies (modifiable à tout moment via « Gérer les cookies » en pied de page). Les applications et le back-office ne contiennent aucune mesure d'audience.

E. Données techniques

• Identifiant et modèle de l'appareil, jeton de notification push, adresse IP et journaux techniques du serveur, rapports d'erreur et de plantage des applications (sans contenu de fiche sanitaire).

Les données personnelles sont traitées exclusivement pour les finalités suivantes :

• Permettre la création, la gestion et la mise à jour des fiches sanitaires par les parents.
• Assurer la transmission sécurisée de ces fiches aux encadrants des ACM durant un séjour déterminé.
• Permettre à l'équipe sanitaire d'assurer le suivi sanitaire et d'enregistrer les soins administrés aux enfants sous sa responsabilité, et informer les animateurs des consignes utiles à la sécurité de chaque enfant.
• Restituer aux parents, en fin de séjour, le registre des soins de leur enfant.
• Permettre aux responsables d'ACM de gérer leurs accès et séjours sur la plateforme web dédiée, de suivre les fiches attendues et de relancer les familles dont la fiche manque.
• Assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service (journaux techniques, rapports d'erreur) et suivre son usage au moyen de statistiques anonymes et agrégées.
• Envoyer, à la demande d'un visiteur du site, les documents d'information qu'il sollicite (ex. : dossier AIPD), et le recontacter à des fins de prospection commerciale liée à son activité professionnelle en ACM.

Le traitement de vos données s'appuie sur les bases légales suivantes :

• Consentement explicite du parent (Art. 6.1.a et Art. 9.2.a du RGPD) : Pour la création du coffre-fort sanitaire local, le chiffrement et le partage volontaire de la fiche sanitaire vers l'ACM sélectionné, ainsi que pour les informations facultatives de la fiche (troubles et handicaps, énurésie, besoin d'aide pour les règles, régimes alimentaires, informations complémentaires). Le parent peut retirer son consentement ou révoquer à tout moment l'accès d'une structure depuis l'application ; le traitement de la fiche par l'ACM pendant le séjour demeure fondé sur l'obligation légale de celle-ci (CASF).
• Obligation légale et motif d'intérêt public important (Art. 6.1.c et Art. 9.2.g du RGPD) : Pour les structures d'accueil (ACM), tenues de recueillir les renseignements médicaux des mineurs à l'admission (art. R. 227-7 du Code de l'action sociale et des familles), de tenir un registre des soins et d'assurer leur suivi sanitaire (art. R. 227-9 du même code et arrêté du 20 février 2003 relatif au suivi sanitaire des mineurs).
• Sauvegarde des intérêts vitaux (Art. 9.2.c du RGPD) : Pour la communication d'informations aux services de secours lorsque l'enfant est hors d'état de consentir et que ses représentants légaux ne peuvent être joints à temps.
• Intérêt légitime (Art. 6.1.f du RGPD) : Pour la sécurité du service (journaux techniques, rapports d'erreur) et les statistiques d'usage anonymes tenues par Nartex SARL.
• Intérêt légitime (Art. 6.1.f du RGPD), complété le cas échéant par un consentement recueilli via case dédiée : Pour la prospection commerciale par email auprès des visiteurs du site web, exclusivement en lien avec leur activité professionnelle en ACM (adresses professionnelles), avec possibilité de s'opposer à tout moment (opt-out).

5.1. Chiffrement de bout en bout (E2E)

Toutes les données de santé de la fiche sanitaire et le registre des soins sont chiffrés sur le terminal de l'utilisateur avant d'être transmis sur le réseau. Les clés de déchiffrement ne sont détenues que par le parent et par les terminaux des encadrants de l'ACM autorisés. Nartex SARL et ses sous-traitants d'infrastructure ne détiennent pas ces clés et sont dans l'impossibilité technique de déchiffrer ou lire les fiches sanitaires stockées.

Export PDF : lorsque la structure exporte des fiches ou le registre des soins vers un ordinateur, les fiches sont déchiffrées et le PDF assemblé dans le navigateur de l'utilisateur, au moyen d'une clé éphémère créée par la page d'export et qui ne quitte pas ce navigateur ; le PDF, protégé par un code d'ouverture affiché à l'utilisateur, ne transite par aucun serveur, pas plus que ce code. La session d'export est à usage unique et expire au bout d'une heure ; Nartex SARL ne conserve aucune copie du PDF et ne détient aucune clé permettant de le lire.

5.2. Protection des accès locaux

L'accès à l'application mobile sur le terminal des animateurs requiert obligatoirement une authentification forte par biométrie (Fingerprint / Face ID) ou code PIN individuel. Les animateurs ne voient que la carte de chaque enfant (identité, photo, contacts d'urgence et consignes validées par l'assistant sanitaire) ; seuls l'équipe sanitaire et la direction du séjour accèdent aux fiches complètes. Les données présentes sur le téléphone sont conservées dans une base locale chiffrée ; les captures d'écran sont bloquées sur les écrans de fiche (Android) et les fiches sont masquées dans le sélecteur d'applications et pendant un enregistrement d'écran (iOS).

5.3. Hébergement certifié HDS en France

Les contenus chiffrés (fiches, soins, documents) sont stockés en France auprès d'Amazon Web Services (AWS, région Paris), bénéficiant de la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé) conformément à l'article L. 1111-8 du Code de la santé publique et aux recommandations de la CNIL. Le serveur applicatif de Nartex SARL et sa base de données sont hébergés en France par OVHcloud ; ils ne contiennent que des métadonnées techniques et des clés elles-mêmes chiffrées, sans aucune donnée de santé.

5.4. Traitement local des numérisations

La fonction d'aide au cadrage et de numérisation de fiches papier s'exécute exclusivement en local sur l'appareil mobile, sans transmission d'images vers des serveurs tiers.

Afin de respecter le principe de minimisation et de limitation de la conservation des données (Art. 5.1.e du RGPD) :

1. Sur le téléphone du parent : La fiche sanitaire, ainsi que le registre des soins transmis par la structure en fin de séjour, restent conservés localement dans l'application sans limite de durée, jusqu'à suppression volontaire par le parent.
2. Sur les terminaux des ACM et animateurs (Purge automatique à 8 jours) : Pour permettre le fonctionnement hors-ligne durant les activités, les fiches sont synchronisées de manière chiffrée. Huit (8) jours calendaires après la date de fin officielle du séjour, l'intégralité des fiches sanitaires et des historiques de soins associés au séjour est automatiquement et définitivement effacée des terminaux de la structure d'accueil, lors de leur première synchronisation suivant la suppression sur le serveur.
3. Sur les serveurs du service : À l'issue du même délai de 8 jours suivant la fin du séjour, les fiches sanitaires, le registre des soins, les cartes de l'équipe d'animation et la liste des enfants attendus sont supprimés définitivement de la base de données et du stockage, y compris pour Nartex SARL. Les sauvegardes chiffrées de la base de données, qui ne contiennent aucune donnée de santé, sont conservées 7 jours ; les PDF sont générés dans le navigateur de la structure et le service n'en conserve aucune copie. Avant l'expiration du délai de 8 jours, il appartient à la Structure d'exporter au format PDF les fiches nécessaires à ses obligations réglementaires ; en cas d'accident corporel, il appartient à la Structure de conserver par ses propres moyens, après export, les informations nécessaires à la gestion de l'accident. La révocation du partage par un parent ne supprime pas les soins déjà inscrits au registre de la structure, conservés jusqu'à cette même échéance.
4. Données techniques : Les journaux techniques du serveur sont conservés 6 mois ; les jetons d'accès n'y sont pas enregistrés. Les données de facturation (fiches consommées par séjour) sont anonymisées à la fin de chaque année.
5. Sur les données des visiteurs du site web (prospects) : Conservées jusqu'à désinscription, ou pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact, conformément aux recommandations de la CNIL en matière de prospection commerciale.

Pour assurer le bon fonctionnement technique du service, Nartex SARL fait appel aux prestataires suivants :

• Amazon Web Services (AWS) : Stockage des contenus chiffrés uniquement (certifié HDS, serveurs situés en France, région Paris). AWS étant une société de droit américain, les données qu'elle héberge peuvent faire l'objet de demandes d'autorités extra-européennes ; le chiffrement de bout en bout, dont AWS ne détient pas les clés, neutralise ce risque.
• OVHcloud : Hébergement du serveur applicatif et de sa base de données (serveurs situés en France). Aucune donnée de santé n'y est stockée.
• Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Ltd.) et Apple Push Notification service : Utilisés exclusivement pour l'envoi des notifications push (ex. : nouvelle fiche, registre des soins disponible, invitation). Seuls un jeton d'appareil (push token) et le nom du séjour sont traités ; aucune donnée de santé ni de mineur n'est concernée. Aucun outil d'analyse comportementale ou statistique (tel que Google Analytics for Firebase) n'est activé.
• Sentry (auto-hébergé) : Utilisé pour la détection et l'analyse des erreurs et plantages des applications Android et iOS (données techniques, sans contenu de fiche sanitaire ni capture d'écran). L'instance est auto-hébergée sur des serveurs situés en France ; aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne à cette fin.
• Stripe Payments Europe Ltd. : Traitement sécurisé des paiements et facturation des forfaits des structures d'accueil (ACM). Traitement limité aux données de facturation de la Structure : aucune donnée de mineurs, de représentants légaux ou de santé n'est concernée.
• Brevo (Sendinblue SAS) : Envoi des emails transactionnels (réinitialisation de mot de passe, relance des familles dont la fiche manque, envoi des documents demandés par les visiteurs du site). Traitement limité aux adresses email, au nom du séjour et de la structure : aucune donnée de santé n'est concernée.

Lorsque ces sous-traitants sont susceptibles d'effectuer des transferts de données en dehors de l'Union Européenne, ces transferts sont strictement encadrés par le EU-U.S. Data Privacy Framework ou par la signature de Clauses Contractuelles Types (CCT 2021/914) de la Commission Européenne, complétées le cas échéant de mesures supplémentaires.

La vérification anti-robot (captcha) du formulaire de téléchargement de documents est assurée par une solution auto-hébergée sur nos propres serveurs (Cap, sous licence libre) : aucune donnée n'est transmise à un tiers à cette fin.

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès et de rectification ;
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit d'opposition ;
• Droit à la portabilité des données.

Modalités particulières liées au Chiffrement E2E

Compte tenu du chiffrement de bout en bout, Nartex SARL ne détient aucune clé de déchiffrement des fiches stockées et ne dispose pas de la capacité technique de lire ou modifier directement les fiches sanitaires chiffrées sur ses serveurs.

• Pour les Parents : L'exercice des droits d'accès, de rectification et d'effacement s'effectue directement et en toute autonomie depuis l'application mobile Fiche Santé. La révocation du partage retire la fiche à la structure ; les soins déjà inscrits à son registre, qu'elle est tenue de tenir, restent conservés jusqu'à la purge automatique (§ 6).
• Pour les données traitées par une Structure d'accueil : la Structure étant responsable de traitement de ces données, les demandes relatives aux fiches sanitaires des mineurs accueillis lui sont adressées directement ; Nartex SARL fournit à la Structure les fonctionnalités techniques nécessaires pour y répondre
• Pour toute autre demande RGPD : Vous pouvez contacter notre référent protection des données à contact@fiche-sante.fr, ou par courrier postal à : Nartex SARL - Référent protection des données, 30 rue François Spoerry, 68100 Mulhouse, France.
• Pour les visiteurs du site web (prospects) : Le chiffrement de bout en bout ne s'applique pas à ces données. Vos droits (accès, rectification, effacement, désinscription immédiate) s'exercent directement par email à contact@fiche-sante.fr, sans les particularités liées au chiffrement mentionnées ci-dessus.

Nartex SARL se réserve le droit d'adapter la présente Politique de Confidentialité pour refléter toute évolution légale, réglementaire ou technique. Chaque version porte un numéro de version et une date d'entrée en vigueur. En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés via l'application ou par le site web au moins 15 jours avant l'entrée en vigueur.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de l'autorité de contrôle française :

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy - TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Téléphone : 01 53 73 22 22
Site web : https://www.cnil.fr