C'est l'une des questions les plus fréquentes des directions d'accueils collectifs de mineurs : combien de temps peut-on garder une fiche sanitaire de liaison ? Entre le principe de limitation de la conservation et la crainte de ne plus avoir de trace en cas d'incident, la réponse demande de la méthode.
Le principe : restituer, puis ne pas garder
Deux textes se complètent.
- L'arrêté du 20 février 2003 relatif au suivi sanitaire des mineurs (article 4) : les documents remis à l'admission (informations de santé, ordonnances) et les médicaments sont restitués aux responsables légaux à l'issue de l'accueil. Ceux-ci sont informés de tout événement de santé survenu pendant le séjour. L'article 3 impose en outre à la direction de veiller à la confidentialité de ces informations et du registre des soins.
- Le RGPD (article 5.1.e) pose un principe de limitation de la conservation : on ne garde des données personnelles que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Pour une fiche sanitaire, la finalité est la sécurité de l'enfant pendant l'accueil, qui s'achève avec le séjour.
En pratique, sans incident : on rend le papier aux familles et on supprime les données numériques à la fin de l'accueil. Une fiche ne se réutilise pas d'une année sur l'autre sans que la famille l'ait actualisée.
Quel document, que faire à la fin du séjour
| Document | À la fin de l'accueil |
|---|---|
| Fiche sanitaire papier, ordonnances, certificats | Restitués aux responsables légaux (arrêté de 2003, art. 4) |
| Médicaments non utilisés | Restitués aux responsables légaux (même article) |
| Copie numérique des fiches | Supprimée |
| Registre des soins | Aucune durée fixée par la loi : à décider par la structure (voir ci-dessous) |
Le registre des soins consigne les soins donnés aux mineurs, notamment les traitements. L'arrêté de 2003 impose de le tenir (art. 2) et d'en protéger la confidentialité (art. 3), mais aucun texte n'en fixe la durée de conservation. Un délai de 15 jours après la fin du séjour est raisonnable : il laisse le temps de répondre aux familles et de l'exporter si besoin. Au-delà, ne gardez que les pages concernant un incident, dans le dossier séparé décrit plus bas.
En cas d'accident : une trace à garder
Un incident survenu pendant l'accueil peut donner lieu à une action en responsabilité plus tard. La structure peut avoir intérêt à conserver certains documents (par exemple la fiche et le registre des soins concernant l'incident), dans un dossier séparé, sécurisé et à accès restreint. Sa durée s'appuie sur les délais de prescription du Code civil : 5 ans en responsabilité civile de droit commun, 10 ans à compter de la consolidation pour un dommage corporel, avec une suspension pendant la minorité de la victime. Ce dossier ne concerne que l'enfant touché par l'incident, pas tous les enfants.
Notre article Fiches sanitaires de liaison et RGPD détaille ce point.
Ce qu'il ne faut pas faire
- Laisser les fiches dans une boîte mail, un Drive partagé ou un ordinateur portable, d'une année sur l'autre.
- Garder les fiches de tous les enfants « au cas où ».
- Donner un accès permanent à toute l'équipe d'animation.
Une méthode simple
- Fixer la règle avant le séjour : qui garde quoi, où, combien de temps.
- Limiter l'accès à la direction et à l'assistant·e sanitaire.
- Exporter à la fin ce qui doit être conservé (registre des soins, fiche d'un enfant concerné par un incident).
- Détruire le reste, et garder une trace de cette destruction.
Pour la trace, une ligne suffit dans un journal : la date, ce qui a été détruit (« fiches sanitaires du séjour d'été, 24 enfants »), la personne qui l'a fait. Ne notez aucun nom d'enfant. Le papier se détruit (broyeur) ou se restitue, il ne se jette pas.
Questions fréquentes
Peut-on réutiliser la fiche de l'an dernier ? Non, pas telle quelle. Les informations de santé évoluent (traitement, allergie, vaccins) : demandez à la famille de remplir ou de confirmer une fiche à jour pour chaque accueil.
Que faire si une famille ne reprend pas la fiche ou les médicaments ? Relancez-la par écrit, fixez-lui une date, puis détruisez la fiche et remettez les médicaments à une pharmacie. Notez-le dans votre journal de destruction.
Peut-on garder une photo de la fiche sur son téléphone ? Non. C'est un accès non maîtrisé à des données de santé, et la direction n'a aucun moyen de le supprimer ensuite. L'équipe doit utiliser la consigne remise par l'assistant·e sanitaire.
Avec Fiche Santé
Les fiches sont effacées automatiquement et définitivement 8 jours après la fin du séjour (les clés de chiffrement sont détruites). Nous avons choisi un délai plus court que les 15 jours que nous jugeons raisonnables pour le registre papier : dès que l'assistant·e sanitaire partage les informations, tous les parents peuvent accéder aux données qui concernent leur enfant, ce qui joue le même rôle que la restitution des documents.
Ces 8 jours sont volontairement laissés pour exporter en PDF ce dont votre structure a besoin. Au-delà, la conservation des documents exportés est à la charge de la structure, comme l'indique la politique de confidentialité. Les documents papier fournis par les familles restent à restituer.
Une purge automatique, sans y penser
Effacement définitif 8 jours après la fin du séjour, avec export PDF possible avant.
À voir aussi : le tutoriel « Créer votre compte et votre premier séjour ».
Créer mon premier séjour — gratuit